Blog

Nieuwe kantoorruimte? Verhuistips voor de zakelijke markt

Er komt veel kijken bij de verhuizing van een bedrijf. Natuurlijk dient eerst de nieuwe bedrijfshuisvesting gevonden te worden en dat is al geen eenvoudige taak. Er zullen diverse vragen naar voren komen. Bijvoorbeeld: in welke stad wilt u zich vestigen? En, gaat u een kantoorruimte huren of kopen? In een bedrijfsverzamelgebouw, business center of wordt het een eigen kantoorgebouw? Wanneer de meest geschikte kantoorruimte gevonden is, kan de voorbereiding van de verhuizing beginnen. Een goede voorbereiding en planmatige aanpak zorgt voor de meest soepele verhuizing. Lees daarom hier onze verhuistips voor een zorgeloze verhuizing.

9 tot 6 maanden voor de verhuizing in geval van huur

  • Controleer de opzegtermijn van uw huurovereenkomst en zorg dat deze op tijd opgezegd wordt. Het is vervelend om vast te blijven zitten aan een ongeschikte bedrijfshuisvesting.
  • Check of er herstelwerkzaamheden nodig zijn op uw oude locatie.
  • Ga na of er werkzaamheden op de nieuwe locatie uitgevoerd dienen te worden.
  • Contacteer zowel de nieuwe als de oude verhuurder om ervoor te zorgen dat er voldoende tijd is om de verhuizing te voltooien. Bij grote bedrijven zal de verhuizing namelijk langer dan een dag duren.
  • Plan een moment in om medewerkers in te lichten. In sommige gevallen kan het handig zijn om medewerkers al bij de keuze van het nieuwe kantoor te betrekken.

3 maanden voor de verhuizing

  • Plan een vergadering in.
    • Stel een coördinator voor de verhuizing aan.
    • Overleg wat er nodig is voor een voorspoedige verhuizing.
    • Overleg of het handiger is om in het weekend te verhuizen. Hierdoor is de veroorzaakte overlast minimaal. De kosten van een verhuizing in het weekend zijn echter vaak hoger.
  • Begin aan een kort, maar duidelijk en overzichtelijk verhuisplan.
    • Maak een planning voor de volgorde van de afdelingen en bespreek dit.
    • Stel een realistisch tijdsschema op.
  • Bedenk of u gebruik wilt maken van een verhuizer of liever zelf alles verzorgd. Neem op tijd. contact op met de verhuizer als u hiervoor kiest.
  • Inschatting en bestelling van het benodigde verhuismateriaal.
  • Check uw verzekering: is de verhuizing verzekerd?
  • Informeer klanten, leveranciers en zakenrelaties over de aanstaande verhuizing.

2 maanden voor de verhuizing

  • Bedenk een nummering voor de nieuwe bedrijfshuisvesting en zorg dat iedereen hiervan op de hoogte is.
  • Zorg ervoor dat alle dozen en meubels correct genummerd zijn.
  • Bepaal wat er verhuist moet worden en wat er weggegooid wordt.
  • Gaan uw archieven ook mee? Of wilt u die liever extern laten opslaan?
  • Betrek de IT-afdeling bij de verbouwing.
    • Zorg voor back-ups.
    • Check of er lease apparatuur tussen zit.
    • Maak een planning voor het opnieuw aansluiten van de IT infrastructuur.
  • Bedenk wie het meubilair demonteert en monteert. Verhuizers hanteren dit vaak als extra service.

1 maand voor de verhuizing

  • Stuur een mail met instructies over de nummering van de dozen.
  • Begin met het inpakken van de minder gebruikte materialen, meubels etc.
    • Zware spullen in plastic bakken.
    • Lichte spullen in kartonnen dozen.
    • Markeer breekbare spullen/dozen.
    • Zorg ervoor dat de dozen niet overbeladen zijn.
  • Informeer diverse partijen over de verhuizing.
    • Gas, water en licht
    • Telefonie
    • Postbus
    • De bank
    • De Belastingdienst
    • Leasemaatschappijen
    • Abonnementen
    • Verzekering
    • Gemeente
    • Brancheorganisaties
    • Online vermeldingen (Google Maps, TomTom, etc.)
  • Verzorg voldoende parkeergelegenheid voor tijdens de verhuizing.

De week van de verhuizing

  • Op dit moment vinden de meeste inpakwerkzaamheden plaats.
  • Maak back-ups van de computers.
  • Pak alle elektronica in en laatste spullen in.
  • Pak de laatste spullen in.

Tijdens de verhuizing

  • Zorg tijdens de verhuizing voor een coördinator op beide locaties.
  • Houd deuropeningen en gangen vrij.
  • Zorg voor een contactpersoon die vragen kan beantwoorden.

Na afloop van de verhuizing staan de dozen en het meubilair in de juiste kamer en kunnen uw medewerkers alles eenvoudig en efficiënt inrichten. Vergeet niet om hiervoor ook tijd in te plannen.

Kantoorruimte huren?

Bent u bezig met de voorbereidingen voor een verhuizing maar heeft u nog geen kantoorruimte gevonden? Neem dan een kijkje op Funda in Business, Realnext of Flexas en ontdek welke kantoren in Amersfoort nog beschikbaar zijn.

 

Amersfoort de stad voor uw onderneming?

Ontdek in 5 mails waarom Amersfoort misschien wel de beste vestigingsplek voor uw bedrijf is (stopt automatisch).

Lees meer >

Niks missen?

Meld u dan aan voor de wekelijkse nieuwsbrief met het belangrijkste nieuws uit Amersfoort voor ondernemers via onderstaand formulier.

Meld nu aan!